備用金是企業(yè)撥付給企業(yè)內(nèi)部用款單位或職工個人作為零星開支的備用款項。平時和大家交流的時候，悅報銷小編發(fā)現(xiàn)大家對于備用金的管理以及報銷的問題不太清楚，今天給大家系統(tǒng)講一下。

什么是備用金?

企業(yè)有些部門平時的零星支出比較多，如果消費一次就申請一次費用，流程冗雜，效率低下。備用金制度可以在一定程度上解決這一問題：由企業(yè)撥給部門一定的金額，由專人管理，部門的開銷從這份金額里預支，消費后報銷。這部分撥來的金額就是備用金，每次報銷完后要補充金額，回到最初的數(shù)值。

根據(jù)企業(yè)的管理制度不同，備用金制度主要分為定額備用金制度和非定額備用金制度。如果部門或員工經(jīng)常消費的金額是差不多的，那么企業(yè)可以使用定額備用金制度，該額度必須是經(jīng)過事先核定的符合實際的;如果部門或員工的零星支出較多，金額不定，可以制定非定額備用金制度。

備用金的特點

備用金是企業(yè)內(nèi)部人員備作差旅費、零星采購、零星開支等的款項。

備用金通過基本戶取現(xiàn)。一般戶只能轉(zhuǎn)賬，不能取現(xiàn)；只有基本戶才能用取現(xiàn)。

備用金取現(xiàn)限額是每天低于5萬元。

備用金應指定專人負責管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。

預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3～5天零星支付所需現(xiàn)金。

備用金使用需要注意的點

備用金每天雖有一定的限額，但總體限額是沒有的。但需要注意：備用金過大過于頻繁支出，會有稅務風險。

備用金的報銷需要正規(guī)發(fā)票進行，對退少補。

備用金會計分錄怎么寫

xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金（行政科）1600（借出去的現(xiàn)金）

貸：現(xiàn)金1600（現(xiàn)金借出，現(xiàn)金減少）

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用1520（購買的辦公用品為管理費用）

現(xiàn)金80（借出去的現(xiàn)金未用完部分收回

貸：其他應收款——備用金（行政科）1600（沖借方，結(jié)轉(zhuǎn)掉，借出去的現(xiàn)金收回，出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。）

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用1780（購買的辦公用品為管理費用）

貸：其他應收款——備用金（行政科）1600（借出去的現(xiàn)金沖銷）

現(xiàn)金180（還要付180元）

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。